Erstkontakt mir japanischen Kunden

Die Begrüßung

​

Das folgende Ereignis steht kurz bevor:

Heute kommen deine japanische Geschäftspartner dich in Ihrem Unternehmen besuchen. Deine Aufgabe ist es, deine japanischen Kollegen in Empfang zu nehmen, sie im Anschluss zum Meetingraum zu geleiten und dort das Meeting zu beginnen.

​

Bei der Begrüßung hinterlässt es einen guten Eindruck, wenn du direkt zu Beginn ein paar einfache japanische Begrüßungsfloskeln nennst. Ein einfaches „konnichiha“, also „Guten Tag“ gefolgt von „Nice to meet you,…“ wird den Japanern direkt zeigen, dass Du dich auf sie und ihre Kultur vorbereitet hast. Damit öffnest Du bereits das erste Türchen zu einem erfolgreichen Dialog.

Du kannst deinen japanischen Klienten auch die Hand reichen. Darauf werden sie bereits in Japan trainiert. Wenn Du merkst, dass dein japanisches Gegenüber, die Hand nicht als erster reicht, kannst Du dich auch sicherheitshalber vor ihm verbeugen. Bei einer Begrüßung reicht hier ein Neigungswinkel von 10-20°. (Bei einer Entschuldigung oder tiefem Dank verbeugen sich Japaner zwischen 45 und 60°).

Nach dem Handschlag/der Verbeugung  überreichst Du direkt deine Visitenkarte mit der japanischen Seite richtig herum gedreht an den Kunden und stellst dich mit vollem Namen vor. Du solltest für den Kontakt mit japanischen Geschäftspartnern Visitenkarten anfertigen lassen die auf einer Seite alle Daten auf Englisch und auf der anderen Seite alle Daten in Japanisch stehen haben.

Gerne fertige ich dir diese auf Anfrage an.

Auch dein Name sollte in Katakana korrekt übersetzt sein, damit Japaner die Aussprache deines Namens ablesen können und nicht in Verlegenheit kommen deinen Namen falsch auszusprechen. Bei der Vorstellung nennst Du Nachname zuerst, dann Vorname und Rang und Position im Unternehmen. Die Visitenkarte wird immer in der Hand gehalten, bis die gesamte Begrüßung abgeschlossen ist. Der Ranghöchste der Gruppe wird dir zuerst seine Visitenkarte geben und dann dem Rang der Reihe nach die anderen Anwesenden. Danach kannst Du die Visitenkarte in einem Etui verstauen aber nicht in die Hosentaschen stecken. In einer Situation, in der Du danach gemeinsam Platz nehmt, kannst Du alle erhaltenen Visitenkarten vor dir auf den Tisch, sodass Du immer wieder die Namen überprüfen kannst.

Im Anschluss gilt es das Geschenk zu überreichen: Solltest Du es vergessen haben, kannst Du es auch noch zum gemeinsamen Geschäftsessen mitbringen und dort überreichen. Gute Geschenke sind: Süßigkeiten, Tee oder Alkohol. Eine passende Auswahl findest du zum Beispiel hier.

Wichtig jedoch ist: Habe immer ein Geschenk für deine Partner wenn Du sie triffst! Solltest Du dich mit mehreren Japaner treffen, ist es wichtig für jeden ein Geschenk mitzubringen. Das Geschenk für den Chef der Delegation darf ruhig etwas größer und extravaganter ausfallen.

Auch die Japaner werden Dir ein Geschenk überreichen. Hier gilt: Nicht vor den Japanern auspacken. Sondern sich höflich bedanken, das Geschenk entgegennehmen und dann vorsichtig verstauen oder deiner Assistenz zur Aufbewahrung geben. Das Öffnen vor dem Schenkenden ist unhöflich und kann zum Gesichtsverlust führen.

Bevor Du in das eigentliche Gespräch einsteigen, fragen Sie nach Hotel, Flug, oder Wetter. Diese Themen sind ein guter Start für eine Konversation.